Import z Cenzus Pro (DOS)

Dla ułatwienia przeniesienia danych z programu 'CENZUS PRO' do programu 'Cenzus Pro Windows' stworzyliśmy w obu programach funkcje odpowiedzialne za wykonanie tej operacji.

W tym rozdziale opisujemy sposób wykonania migracji danych. Prosimy o szczególne staranne zapoznanie się ze wszystkimi naszymi uwagami i wskazówkami.

Operacja migracji danych wymaga posiadania aktualnej wersji programu 'CENZUS PRO' (>20.03.03)

Operację migracji najlepiej przeprowadzić po zakończeniu naliczania miesiąca. Wszystkie nieobecności zostaną zaznaczone jako rozliczone. Należy dla nieobecności jeszcze nierozliczonych (a już zarejestrowanych na kolejny miesiąc) (również urlopowe) usunąć status rozliczenia po ich zaimportowaniu do 'CPW'.

Przez pewien okres równoległe prowadzenie naliczania w obu aplikacjach może być bardzo pouczające oraz dać nam pewność wykonania przygotowania dokumentów. Zbyt długie „ciągniecie” obu aplikacji jest dużym obciążeniem czasowym. Należy znaleźć w tym względzie właściwy kompromis.

Do wykonania tej operacji musimy dla każdej firmy wykonać generacji plików danych w programie CENZUS PRO:

•	Data rozpoczęcia prowadzenia importowanej firmy – wymagana do określenia daty dla tych parametrów firmowych, które w systemie CP były bez daty

•	Rok rozpoczęcia importu – rok ograniczenia dla wybranych baz rocznych np. wynagrodzenia, rachunki, statystyka

•	Rok i miesiąc zakończonych naliczeń – potrzebny do określenia okresu z którego będą liczone bilanse otwarcia (ostatni naliczony miesiąc), naliczenia w kolejnym miesiącu też zostaną przeniesione do CPW ale nie będą uwzględniane w b.o.

•	Wybór opcjonalnych generacji b.o. – opcjonalne bilanse (podstaw do wyliczenia wynagrodzenia chorobowego, podstaw do wyliczenia wynagrodzenia urlopowego oraz pitów (pracowniczych i firmowych) pozwalają ominąć problemy związane ze sposobem konfiguracji składników wynagrodzenia.

W trakcie generacji danych migracji jest na bieżąco pokazywany zakres wykonywanych działań. Czas wykonania operacji jest uzależniony od wielkości firmy i długości prowadzenia naliczania. Może on wynieść nawet kilka godzin. Wygenerowane dane są zapisywane w plikach tekstowych w podfolderze programu CPW\FIRMA. Jeśli operacja zostanie przerwana - po ponownym jej uruchomieniu zostaną wygenerowane brakujące pliki.

Plik generowany w trakcie przerwania nie zostanie uzupełniony. Niepełne jego wykonania może powodować generowanie błędu przy wczytywaniu oraz co oczywiste brak danych które nie zostały wygenerowane. Aby ponownie go wygenerować należy go usunąć z folderu generacji. Nazwy plików zostaną podane przy opisie funkcji importującej w dalszej części tego rozdziału.

Wykonanie operacji importu usuwa dane z docelowych tabel oraz tabel od nich zależnych i tak importując dane kadrowe usuniemy wszystkie dane o pracownikach (ale np. zagłówki list płac pozostaną), zaś przy imporcie nagłówków list płac zostaną usunięte również wynagrodzenia.

Przy imporcie nie są usuwanie dane z tabel nie podlegających importowaniu np. dokumenty podatkowe (pity). Jeśli chcemy mieć pewność że importujemy do pustej firmy załóżmy nowy podmiot.

Generalnie należy wykonywać import wszystkich plików. Zamiar importu częściowego należy konsultować z działem technicznym producenta.

•	Wywołaniu funkcji importu, wskazania folderu z danymi wybrania plików do importu (zalecamy wszystkie)

Operacja wczytania znajduje się w menu Administracja\Zasilenie inicjalne\Cenzus Pro (DOS).

Należy wskazać folder danych importowanej firmy, zaznaczyć wczytywane pliki oraz nacisnąć link "Importuj".

Operacja wczytywania może być jeszcze bardziej czasochłonna niż operacja przygotowania plików do migracji. Została ona przygotowana w taki sposób, by móc ją pozostawić włączoną, a wszelkie komunikaty o zaistniałym nieprawidłowych sytuacjach zostaną na ekranie po zakończeniu działania funkcji. Dla operacji importu na plikach nie zawierających danych osobowych - odwołanie do osoby jest przez identyfikator Cenzus Pro (IdCenzus), który jest dostępny w Kartotece osobowej.

W przypadku wystąpienia nieobsłużonego błędu - operacja zostanie przerwana w trakcie. Przyczyną takiej sytuacji mogą być nieprawidłowe dane w systemie 'CENZUS PRO'. Do określenia rzeczywistej przyczyny może być konieczne udostępnienie wybranych plików danych do analizy.

Możliwe jest wykonywanie importu „na raty”, musi być jednak zachowana kolejność wczytywanych plików.

Jeśli podczas importu pliku z danymi nie zostanie skojarzony z nimi pracownik z tabeli kadry, to zostanie założony „nowy” pracownik, do którego zostaną przypisane dane.

•

Składniki (skladnik.txt) – lista wykorzystywanych składników do naliczania wynagrodzeń. Definicje składników wymagają uzupełnienia po ich zaimportowaniu. Dla składników rachunków (lewa strona) tworzone są zestawy składników dla każdego użytego charakteru rachunku (dla niektórych charakterów np. [Y] tworzone są niezależne definicje na każdy rok.

•	Definicje list (definlis.txt) – typy, opisy oraz zawartość poszczególnych składników na listach wynagrodzeń.

•

Kalendarze (kalendas.txt) – wzorcowe kalendarze czasu pracy, jest ustalona norma główna (z pierwszego dnia roboczego) oraz wymiar (jeśli rozpoznano). Dla rozpoznanych wymiarów wzorce kalendarzy ustawione są z autogeneracją. Dla kalendarzy równoważnych należy po zaimportowaniu wyłączyć ich autogenerację.

•	Dane firmowe (danefirm.txt) – dane identyfikacyjne, ewidencyjne i adresowe importowanego podmiotu.

•	Kadry (kadry.txt) – zawiera podstawowe dane pracownicze, również pracowników archiwizowanych.

•	Członkowie rodzin (rodziny.txt) – dane osobowe zarejestrowanych członków rodzin pracowników.

•	Statystyka (statyst.txt) – dane o statystyce czasu pracy (liczby godzin przepracowanych).

•	Przypisanie kalendarzy (kalendap.txt) – przypisanie pracowników do zaimportowanych wzorcowych kalendarzy.

•

Nagłówki list (listynag.txt) – tabela nagłówków list etatowych, dla rachunków nagłówki list (miesięczne) zostaną założone automatycznie. Data wypłaty ustalana jest według reguły, że listy o zgodnym miesiącu wypłaty z miesiącem kosztu mają jako dzień wypłaty przypisany ostatni dzień (lub dzień zablokowania jeśli jest z miesiąca wypłaty) oraz 10 miesiąc wypłaty przy przesunięciu wypłaty w stosunku do miesiąca kosztowego.

•	Nieobecności (nieobec.txt) – tabela absencji pracowników, podczas importu wszystkie nieobecności mają ustawiany status na rozliczany, również te jeszcze wymagające rozliczenia. Należy pamiętać o anulowaniu ich rozliczenia przed naliczaniem kolejnego miesiąca.

•	Listy płac (wynagre.txt)- kwoty naliczonych wynagrodzeń. Wszystkie importowane naliczenia zyskują status „zablokowane”.

•	Przypisanie działu (przydzia.txt) – tabela przypisań pracowników do struktury organizacyjnej firmy.

•	ZUS zgłoszeniowe (zusubezp.txt) – deklaracje zgłoszeniowe ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA zarejestrowane w 'CP',

•	Ulga, Koszty, b.o. podatki/ZUS (boparamn.txt) – tabela danych, określających dla pracowników etatowych, rodzaj kosztów i wysokości ulgi oraz kwoty bilansu otwarcia dla obliczenia kwot narastających podatku i ZUS

•	Załączniki (informacje) do umów o pracę (umzalacz.txt) - tabela wygenerowanych załączników do umów etatowych.

•

Wykształcenie (wyksztal.txt) – tabela wykształceń pracowników (do określenia stażu urlopowego), przy wielu rekordach dla jednego pracownika ostatni traktujemy jako obowiązujący. Symbol wykształcenia jest dobierany na podstawie liczby lat kwalifikujących do stażu urlopowego, stąd konieczność ew. weryfikacji tych danych.

•	Świadectwa własne (swiadect.txt) – tabela wystawionych świadectw pracy przez firmę.

•	Podstawy choroby (podstawc.txt) – alternatywą dla wyznaczania podstaw do choroby (najczęściej z ostatnich 12-stu miesięcy) jest skorzystanie z Bilansu Otwarcia. Szczególnie przydatne przy zmianie definicji składników. Dla wykorzystania musi pracownik posiadać ważną umowę o pracę.

•	Podstawy urlopu (podstawu.txt) – alternatywą dla wyznaczania podstaw do wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu (najczęściej z ostatnich 3 miesięcy) jest skorzystanie z Bilansu Otwarcia. Szczególnie przydatne przy zmianie definicji składników.

•	Pozostałe terminy (monitort.txt) – tabela z terminami badań lekarskich, kursów BHP itp.

•	Pity pracownicze (podstawp.txt) – tabela wartości do przeniesienia na PIT 11/40 pracownika, jest alternatywą dla sumowania wartości z list wynagrodzeń. Szczególnie przydatne, gdy na listach były naliczane koszty 50%.

•

Urlop b.o. (urlopybo.txt) – zestaw danych określający wartości początkowe do ustalenia stażu własnego, obcego i urlopowego. Zawiera też sumy absencji limitowanych w roku przyjęcia do pracy (u innych pracodawców). Jeżeli te limitu są wpisane dla różnych lat, to importujemy tylko limity dla roku najwyższego. Informacje ze świadectw pracy są przy imporcie z 'CP' tylko wartością pomocniczą,

•	Świadectwa i staże obce (pracodaw.txt) – historia wcześniejszego zatrudnienia pracowników,

•	Słowniki firmowe (slowfirm.txt) – tabela prowadzonych słowników np. symboli stanowisk czy standardowych treści dokumentów kadrowych. Po imporcie warto tutaj zrobić remanent.

•	Oskładkowanie ZUS (skladzus.txt) – tabela ustawień rodzaju ubezpieczeń, jakim podlegają zatrudnieni. Pracownicy etatowi mają wszystkie składki włączone, zaś zleceniobiorcy posiadają pełna historię zmian.

•	Parametry firmowe (parafirm.txt) – lista parametrów konfiguracyjnych specyficznych dla firmy np. składka ZUS wypadkowa.

•	Pity firmowe (podstawf .txt) - tabela wartości do przeniesienia na PIT 4R/8AR, jest alternatywą dla sumowania wartości z list wynagrodzeń. Szczególnie przydatne, gdy na listach były naliczane koszty 50%.

•	uzupełnić zdefiniowanie składników naliczania (nowe algorytmy, definiowanie umiejscowienia na dokumentach podatkowych)

•	ustawienie na właściwych składnikach faktu podlegania pod Fundusz Emerytur Pomostowych

•	po sprawdzeniu poprawności ustawień % składek (wypadkowa) wygenerowanie składek pracodawcy (w 'CPW' są one na listach płac)

Należy pamiętać że dane nie są przenoszone w 100 %. Może się zdarzyć, że pewne rodzaje informacji zostały uznane za nieistotne lub nie mają odwzorowania w nowym systemie. Dlatego też bardzo ważne jest, aby po wykonaniu importu zastanowić się czy, nie brakuje Państwu ważnych informacji, których uzupełnienie „ręczne” byłoby bardzo kłopotliwe. W uzasadnionych przypadkach zakres migracji może zostać rozszerzony. Proszę tylko pamiętać, że ponowny import usunie wszelkie dotychczas wprowadzone dane, toteż powtórzenie importu po kilku miesiącach pracy nie będzie już możliwe.