Zakłady pracy mają obowiązek wypełnić formularz ZUS Z-3 – zaświadczenie płatnika składek, jeżeli ZUS wypłaca pracownikowi świadczenia z ubezpieczenia chorobowego. Obowiązek ten dotyczy zarówno wypłaty świadczeń, gdy pracodawca nie jest do tego uprawniony (zatrudnia mniej niż 21 pracowników), jak i świadczeń wypłacanych za okres po ustaniu zatrudnienia.
. Informacje, które zawiera ZUS Z-3, to:
• dane ewidencyjne płatnika składek, które powinny być zgodne ze zgłoszeniem do ZUS na druku ZUS ZPA lub ZUS ZFA,
• dane ewidencyjne pracownika, które powinny być zgodne z tymi, które zostały wpisane w zgłoszeniu ZUS ZUA,
• okres ubezpieczenia,
• okresy niezdolności do pracy, które mają wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczenia, w tym informacja na temat niezdolności do pracy z powodu wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy,
• informacja na temat zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA, jeżeli jest ono dołączone do ZUS Z-3,
• liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy,
• informacje na temat składników wynagrodzenia pracownika, które wlicza się do podstawy wymiaru świadczeń,
• informacje na temat zawartych umów cywilnych,
• inne informacje, które mają wpływ na prawo do świadczeń.
Nowego zaświadczenia ZUS Z-3 nie wypełnia pracodawca, jeżeli dostarcza do ZUS kolejne zwolnienie lekarskie pracownika, które dotyczy kolejnego okresu tej samej niezdolności do pracy.
W tym przypadku pracodawca powinien podać datę dostarczenia przez pracownika zwolnienia lekarskiego oraz informację o tym, czy tytuł ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego jeszcze trwa. Informacje te pracodawca powinien poświadczyć podpisem i pieczątką upoważnionej osoby.
W sytuacji gdy niezdolność do pracy z powodu choroby przypada na okres po ustaniu zatrudnienia, oprócz zaświadczenia płatnika składek, przedkłada się w ZUS oświadczenie osoby występującej o zasiłek na druku ZUS Z-10.
Podstawową informacją, która decyduje o przyznaniu lub o odmowie przyznania pracownikowi prawa do zasiłku z ubezpieczenia chorobowego, jest posiadanie przez pracownika odpowiedniego okresu ubezpieczenia chorobowego. Wpisanie daty przystąpienia do ubezpieczenia jest dla ZUS informacją, czy pracownik ma odpowiedni okres wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego.
Po wejściu do menu Dokumenty/Dokumenty ZUS/Z-3 możemy utworzyć dokumenty płatnicze ZUS Z-3 w zakładce:
| • | "Zbiorczo" - jednocześnie dla wielu wybranych pracowników. |
Po kliknięciu na ikonę 
lub klawisz [INSERT] i potwierdzeniu dodania nowej pozycji, pojawi się okno dialogowe wyboru daty zaświadczenia:
Po naciśnięciu na link 
wyświetli się okno wyboru pracownika według działów, gdzie zaznaczamy pola wyboru przy interesujących nas nazwiskach:
Po kliknięciu na link 
, program wygeneruje dla wybranych osób zaświadczenia Z-3, widoczne jako kolejne rekordy w tabeli okna głównego:
W kolumnach tabeli (dostępnych do pokazania/ukrycia na ekranie w menu kontekstowym) można odczytać: Data wystawienia, Pracownik, PESEL, NIP, Uwagi ogólne - widać tutaj nasze zapiski dokonane w zakładce "Uwagi własne" podokna, symbol wersji.
Po podświetleniu wybranego zaświadczenia w powyższej tabeli, przechodzimy do okna szczegółów:
W kolejnych jego zakładkach uzupełniamy druk Z-3 o brakujące informacje, tak aby kompletne były:
• dane ewidencyjne płatnika składek, które powinny być zgodne ze zgłoszeniem do ZUS na druku ZUS ZPA lub ZUS ZFA,
• dane ewidencyjne pracownika, które powinny być zgodne z tymi, które zostały wpisane w zgłoszeniu ZUS ZUA,
• okres ubezpieczenia,
• okresy niezdolności do pracy, które mają wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczenia, w tym informacja na temat niezdolności do pracy z powodu wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy,
• informacja na temat zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA, jeżeli jest ono dołączone do ZUS Z-3,
• liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy,
• informacje na temat składników wynagrodzenia pracownika, które wlicza się do podstawy wymiaru świadczeń,
• informacje na temat zawartych umów cywilnych,
• inne informacje, które mają wpływ na prawo do świadczeń.
Prawidłowe wypełnienie formularza ma istotne znaczenie, ponieważ decyduje o wypłacie świadczenia przez ZUS.
Dysponujemy tutaj:
- polami tylko do odczytu, gdzie sprawdzamy poprawność wczytanych danych,
- polami tekstowymi dostępnymi do edycji, gdzie wpisujemy wymagane informacje
- Polami daty oraz Polami daty z polem wyboru
- Polami słownikowymi, gdzie wybieramy właściwą opcję.
- Polami liczbowymi, gdzie mamy możliwość wpisania kwoty innej od wynikającej z wyliczeń programu
Zakładka "Uwagi własne" jest arkuszem tekstowym, w którym można umieszczać własne zapiski. Będą one widoczne w tabeli głównej w kolumnie "Uwagi ogólne".
Zakładka "Załączniki" pozwala na wstawienie, zapisanie w tym miejscu i przechowywanie w systemie skanów np. zaświadczeń i zwolnień dotyczących danego druku Z-3.
| • | "Indywidualnie" - dla pojedynczego pracownika. |
Tutaj dzięki typowej kontrolce wyboru pracownika z jednego lub kilku działów, stanowiącej wbudowane podokno na ekranie - znajdujemy pracownika i tworzymy dla niego nową deklarację. Dalszy sposób postępowania jest analogiczny jak dla zakładki "Zbiorczo".
Przed wydrukowaniem danego dokumentu, po wybraniu funkcji "Drukuj Ctrl+P" (z menu kontekstowego, skrót klawiszowy [CTRL]+[P], ikona 
) możemy wejść w podgląd wydruku:
