Program 'Płatnik' posiada funkcję wczytywania dokumentów ubezpieczeniowych z systemów zewnętrznych w postaci plików KEDU. W związku z tym, program 'CPW' , w module e-Płatnik umożliwia generowanie plików KEDU w  formacie XML (.xml).

Przed przystąpieniem do eksportu dokumentów, należy ustalić folder, do którego będziemy wysyłać nasze deklaracje ZUS.

W tym celu należy utworzyć nowy folder w komputerze np. na dysku C o nazwie ZUS. Można to wykonać korzystając z "Eksploracji" systemu 'Windows' lub bezpośrednio w menu Dokumenty/Dokumenty ZUS/e-Płatnik/ zakładka Parametry - po naciśnięciu na ikonę wyświetla się okno dialogowe, w którym zakładamy nowy folder: ustawiamy się na folderze, który będzie nadrzędnym np. dysk C i po kliknięciu na przycisk podajemy dla niego nazwę np. ZUS:

W następnym kroku, w menu Dokumenty/Dokumenty ZUS/e-Płatnik w zakładce Parametry wskazujemy ten folder jako docelowe miejsce, w którym będziemy zapisywać dokumenty KEDU:

Jest możliwość wysyłania deklaracji zgłoszeniowych ZUS oraz deklaracji ZUS bez pola dokumentu tożsamości płatnika. Jest to ułatwienie dla osób, które wcześniej nie wpisywały tych danych a istotne jest by deklaracje były uzupełniane w tej samej formie.

Eksportu dokumentów dokonujemy za pomocą paczek czyli zbiorów wygenerowanych deklaracji ZUS. W menu e-Płatnik uzyskujemy je na dwa sposoby:

2.	tworzymy nową paczkę w menu Dokumenty/Dokumenty ZUS/e-Płatnik. W pierwszej zakładce Dokumenty wprowadzone, po naciśnięciu klawisza [INSERT] lub ikony , wyświetli się okno dialogowe:

Podajemy miesiąc i rok, opis paczki oraz zaznaczamy pola przy interesujących nas typach dokumentów ZUS (po kliknięciu na link przy wybranej podświetlonej grupie deklaracji). Ważne jest skorzystanie z Parametrów tworzenia paczki:

  - jeśli chcemy, aby program wyświetlał w tabeli dokumenty ZUS tylko z danego miesiąca. Aby pole wyboru miesiąca i roku były aktywne - ten parametr musi być wyłączony.

  - jeśli chcemy, aby program pozwolił na zaznaczenie do wyboru jednocześnie dokumentów: rozliczeniowych, zgłoszeniowych ubezpieczonego, zgłoszeniowych płatnika.

UWAGA!

W programie 'CPW', dla wygody Użytkownika, paczki mogą składać się z mieszanych typów dokumentów ZUS. Po wyeksportowaniu takich paczek do programu 'Płatnik', wczytane dokumenty segregujemy zgodnie z zaleceniami ZUS.

Po wskazaniu w tabeli okna konkretnych dokumentów, z których składać ma się nowa paczka, potwierdzamy operację przyciskiem .

Numeracja wszystkich paczek przeprowadzana jest automatycznie. Symbol paczki składa się z 8 znaków: C + rok (dwucyfrowy) + miesiąc ((dwucyfrowy) + kolejny numer w danym miesiącu (trzycyfrowy) np.C0908001.

W module e-Płatnik przygotowujemy paczki do wysłania, segregujemy, sprawdzamy ich zawartość oraz eksportujemy. Tutaj dokumenty uporządkowane są w kilku zakładkach:

Tabela okna głównego zawiera wykaz paczek z wyszczególnieniem w kolumnach: okresu, opisu, symbolu paczki, operatora (informacja istotna przy kilku Użytkownikach pracujących w systemie).

Tutaj możemy: utworzyć nowe paczki naciskając lub [INSERT] - zgodnie z metodą opisaną powyżej, skasować wybraną paczkę - naciskając lub [DELETE], eksportować tabelę do arkusza Excel, sortować po wybranej kolumnie, obejrzeć zawartość każdej paczki - podświetlając ją i wchodząc do okna szczegółów za pomocą ikony lub :

Do wybranej paczki (podświetlonej w tabeli głównej) można dołączać nowe dokumenty - naciskając lub [INSERT] w podoknie. Otworzy się okno wyboru dokumentu ZUS, identyczne, jak przy tworzeniu paczki (pokazane na początku rozdziału), gdzie wybieramy deklaracje do dodania.

W tabeli podokna dostępne są funkcje: kasowania pozycji, drukowania wersji roboczej dokumentu, szukania wybranej frazy.

Aby edytować opis paczki - podświetlamy ją w tabeli i naciskamy [F2]. Pojawi się okno modyfikacji opisu paczki, gdzie możemy zmienić nazwę paczki:

Dokumenty w paczkach (w szczególności mogą być to paczki z jednym dokumentem) eksportujemy za pomocą funkcji "Generuj do PP" z menu kontekstowego lub przycisku [F4]. Powstają pliki KEDU na wcześniej wskazanym folderze np. C/ZUS. Program poinformuje nas, czy operacja eksportu przebiegła prawidłowo:

Na twardym dysku, w założonym folderze np. C/ZUS widać wszystkie dotychczas utworzone dokumenty KEDU:

Ostatecznie otwieramy program 'Płatnik' i importujemy (poprzez funkcję wczytania) do niego zapisane w naszym folderze paczki KEDU z dokumentami ZUS. W programie 'Płatnik' wczytane dokumenty sprawdzamy, segregujemy i pakujemy do wysyłki zgodnie z wymaganiami ZUS.

Tabela zawiera wszystkie dotychczas przypisane do paczek dokumenty ZUS. Ich charakterystykę odczytujemy w kolumnach: Typ, Data wypełnienia, Okres, Opis dokumentu, Symbol paczki, Opis paczki. Dostępne w tej zakładce funkcje to: drukowanie wersji roboczej dokumentu, eksport do arkusza Excel, sortowanie po wybranej kolumnie, szukanie wybranej frazy.

W tabeli widzimy wszystkie sporządzone w programie dokumenty ZUS, które dotychczas nie zostały przypisane do żadnej paczki. W kolumnach odczytujemy: Typ, Okres, Opis dokumentu, Datę wypełnienia. Oczywiście, jak dla każdej tabeli, możemy: sortować po wybranej kolumnie, drukować wersję roboczą dokumentu, szukać pozycji po wybranej frazie, eksportować tabelę do arkusza Excel.

Dysponujemy tutaj praktyczną funkcją, która przyporządkowuje deklaracje do danej paczki. W tabeli podświetlamy wybrane dokumenty, a następnie wywołujemy funkcję "Twórz paczkę z zaznaczonych" z menu kontekstowego lub przyciskiem [F4]. Pojawi się kontrolka wyboru paczki e-Płatnika, gdzie:

Po zatwierdzeniu linkiem - wybrane w tabeli deklaracje zostaną dopisane do wskazanej istniejącej już paczki lub nowo utworzonej.

Tabela okna głównego pokazuje wykaz wszystkich wysłanych do 'Płatnika' paczek - za pomocą funkcji "Generuj do PP". W tej zakładce funkcja generacji występuje, aby umożliwić Użytkownikowi ponowne zapisanie paczki, mimo, że już wcześniej wykonaliśmy taką operację, ale np. plik KEDU został skasowany w komputerze.

W kolumnach odczytujemy dla nich: Okres, Opis paczki, Symbol paczki, Datę wysyłki, Operatora.

Dla wybranej paczki, w oknie szczegółów odczytamy wszystkie przypisane do niej dokumenty ZUS. Ich charakterystykę zawarto w kolumnach: Data wypełnienia, Dokument, Okres, Opis dokumentu.

Dostępne w tej zakładce funkcje to: drukowanie wersji roboczej dokumentu, eksport do arkusza Excel, sortowanie po wybranej kolumnie, szukanie wybranej frazy.

W tabeli mamy listę wszystkich wysłanych do 'Płatnika' (za pomocą funkcji "Generuj do PP") dokumentów ZUS. W kolumnach odczytujemy ich podstawowe dane identyfikacyjne oraz symbol i opis paczki, w której zostały wyeksportowane jako dokumenty KEDU. Dodatkowo podawana jest dokładna data wysłania danego dokumentu.

Dostępne w tej zakładce funkcje to: drukowanie wersji roboczej dokumentu, eksport do arkusza Excel, sortowanie po wybranej kolumnie, szukanie wybranej frazy.

Zakładka posiada miejsce na wybranie ścieżki dostępu do katalogu do zapisywania dokumentów KEDU (opis na początku rozdziału).

UWAGA !

Przy niektórych ustawieniach czcionki - niewidoczna jest na monitorze ikona do wyboru ścieżki . Aby się pojawiła należy zmniejszyć lub zwiększyć rozmiar czcionki - za pomocą skrótu klawiszowego: [CTRL] + [F11] lub [CTRL] + [F12].

Dodatkowa opcja pozwala na eksportowanie dokumentów zgłoszeniowych ubezpieczonego: ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZCNA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA bez wypełnionych pól typu: rodzaj i numer dokumentu tożsamości.

Jeśli więc zaznaczymy pole - program przy weryfikacji poprawności struktury tych dokumentów nie będzie analizował pól rodzaju i numeru tożsamości. Dzięki temu pozwoli na eksport do PP takich nie w całości wypełnionych dokumentów.