Legitymacje (opcjonalne)

Legitymacje są funkcją dodatkową i opcjonalną, z której korzystać mogą Użytkownicy, którzy mają obowiązek wydania swoim pracownikom legitymacji.

Dostęp do tego modułu mamy z dwóch poziomów:

Korzystając z menu kontekstowego, możemy pokazać/ukryć kolumny na ekranie typu: nazwisko, imię, PESEL, symbol działu, symbol oddziału, status legitymacji, rodzaj, data wydania i wystawienia, numer legitymacji, wystawca, kto wystawił, termin badań lekarskich oraz kiedy uprawnienia wygasają.

Aby utworzyć nowego pracownika należy na pasku zadań odnaleźć , lub [INSERT], i następnie kliknąć. W zależności, z którego z wyżej wymienionych poziomów korzystamy, program zapyta nas o wybór pracownika lub wybór firmy. Po wybraniu odpowiednich pozycji klikamy zatwierdź/wybierz.

Okno Legitymacji posiada dwie podstawowe zakładki: dane legitymacji oraz dane wystawcy. Dane wystawcy możemy uzupełnić z tego poziomu, lub poziom wyżej odnaleźć zakładkę Konfiguracja.

Dane pracownika

Dane wystawcy

Historia depozytu*

*Jeżeli pracownik deponował swoją legitymację, pojawi się w danych jego dokumentu dodatkowa zakładka, gdzie zapisywane będą wszystkie daty, w których oddawał legitymację z depozyt oraz była mu ona z powrotem wydawana.

Dane legitymacji:

Dane identyfikacyjne, ewidencyjne oraz wystawcy powinny być uzupełnione, aby była możliwość zatwierdzenia stworzonej legitymacji.

*Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z 16.12.2013 r. poz.1628 (na podstawie art.29 ust 11 z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia) określa:

1. wzór wniosku o wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej, który stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia;

2. wzór wniosku o wpis na listę kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego, który stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia;

3. wzór zaświadczenia o wpisie na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej, który stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;

4. wzór zaświadczenia o wpisie na listę kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego, który stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

Pole obejmuje 30 znaków.

**Numer pozycji z wykazu opiera się na §5 punkt 2 Rozporządzenia MSW z dnia 11.12.13 / Dz.U z dnia 23.12.2013 poz.1630:

2. [dokumentacja prowadzona jest z uwzględnieniem konieczności] zachowania integralności i wiarygodności oraz możliwości weryfikacji na podstawie dokumentów źródłowych przechowywanych w siedzibie przedsiębiorcy albo w miejscy wykonywania działalności.

Wykaz powinien być prowadzony w wersji papierowej. Numer pozycji wykazu obejmuje 10 znaków.

Po zaakceptowaniu stworzonego dokumentu są pola, w których nie będzie już możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian:

Jeżeli zmieniamy status legitymacji z podaniem przyczyny, w zakładce Dane legitymacji pojawi się pole z informacją o dacie i wpisanej przez nas przyczynie zwrotu/utraty.

Nie ma możliwości skasowania legitymacji, która ma status: wydana, zwrócona, utracona!!!

Pola, które zawsze będą posiadały możliwość edycji to:

Filtrowanie legitymacji jest dostępne poprzez wybranie . Może je sortować według:

Skróty klawiszowe do zmiany statusu (lub komendy pod prawym klawiszem myszki):

W zakładce Konfiguracja znajdują się domyślne dane wystawcy, oraz parametry konfiguracyjne takie jak: wzory poszczególnych typów legitymacji, wymiary, maska numeru legitymacji oraz jaki będzie kolejny jej numer. Możliwe jest też zablokowanie edycji numeru startowego. Pola są edytowalne i należy wpisać wymagane informacje.

Możliwe jest zablokowanie edycji numeru startowego, oraz drukowanie fotografii dla tworzonych legitymacji.

Jest możliwość zapisania zaznaczonych pozycji do pliku xml (Excel). Aby to zrobić należy kliknąć oraz zapisz zaznaczone/zapisz wszystko. Otworzy się nowy arkusz kalkulacyjny z danymi zawartymi na legitymacji.

Aby wydrukować zestawienie legitymacji należy odnaleźć . Można wydrukować zestawienie wszystkich stworzonych niezależnie od statusu legitymacji, jednak jeżeli w filtrze ustawimy konkretne wyszukiwanie poprzez status, np. utracone, na zestawieniu pojawią się tylko pozycje, które taki posiadają.

Przykłady:

Drukowanie legitymacji - drukowanie wstępne.

Jest możliwość drukowania wstępnego legitymacji, aby sprawdzić poprawność danych i wygląd. Przed zaakceptowaniem stworzonej przez nas legitymacji, po prawej stronie okna z danymi pracownika, znajduje się pole drukuj wstępnie. Po zaakceptow3aniu, w tym samym miejscu, pojawi się pole drukuj.

Zanim jednak przejdziemy do podglądu, należy upewnić się, że wzorce legitymacji są wgrane w Państwa program, jak i również przypisane są one do odpowiednich rodzajów legitymacji w zakładce Konfiguracji.

Na pasku zadań pod znajduje się możliwość wydrukowania Rejestru legitymacji przedstawicielstwa (opis do 30 znaków wprowadzany w danych firmowych - jeśli nie zostanie wpisany pojawi się Symbol Firmy). Pojawi się okno drukowania dokumentu i zalecane jest sprawdzenie na podglądzie, czy wszystkie dane zgadzają się. Na wydruku ewidencji pojawią się dane takie jak:

1)       numeru legitymacji;

2)       rodzaju wydanej legitymacji;

3)       imienia i nazwiska pracownika ochrony;

4)       numeru i daty wpisu na listę, o której mowa w art. 26 ust. 1 lub art. 27 ust. 1 ustawy;

5)       numeru pozycji, pod którą wpisano dane pracownika ochrony w prowadzonym przez przedsiębiorcę w wykazie zatrudnionych pracowników ochrony;

6)       daty wydania legitymacji;

7)       daty zwrotu legitymacji;

8)      utraty przez pracownika ochrony legitymacji ze wskazaniem okoliczności, w których utrata legitymacji nastąpiła,i czasu jej utraty.