Urlop wypoczynkowy

Prawo do urlopu wypoczynkowego stanowi jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych, zagwarantowanych w Kodeksie Pracy i katalogu podstawowych zasad prawa pracy.

Tak więc uprawnienia urlopowe nabywa każdy pracownik, a przysługujący mu wymiar urlopu zależy od dotychczasowego stażu pracy i wykształcenia. Aby ustalić jego wartość, należy wykonać następujące kroki:

1.	W menu Wykształcenie w danych świadectwa ukończonej szkoły zaznaczamy, czy liczyć z niego staż urlopowy i w jakim wymiarze.

2.	W menu Poprzednie świadectwa pracy na podstawie wpisanego okresu zatrudnienia w innej firmie, program wylicza wypracowany wymiar stażu urlopowego.

Dzięki informacjom zawartym w świadectwie ukończonej szkoły i poprzednich świadectwach pracy oraz okresom zatrudnienia odczytanym na podstawie umów o pracę w naszym zakładzie, program automatycznie wyliczy przysługujący pracownikowi staż urlopowy.

Korzysta tutaj z limitów dni urlopowych dla poszczególnych przedziałów lat pracy, wpisanych w Konfiguracja/Wartości stałe/zakładka "Urlopy". Program wstępnie ma zadane standardowe wartości wymiarów urlopów (20 lub 26 dni w roku) zgodne z Kodeksem Pracy, ale wszystkie wartości są parametrami i Użytkownik może je modyfikować.

Program umożliwia prowadzenie szczegółowej statystyki urlopów wypoczynkowych dla poszczególnych pracowników. W celu wykorzystania oferowanych przez program możliwości, pracownicy winni mieć uzupełnione dane dotyczące wymiaru czasu urlopowego: zaległy urlop z poprzednich lat, wykorzystany urlop w poprzednich latach itp.

W pozycji Kartoteki/Kartoteka osobowa/Urlop wypoczynkowy na wybrany dzień (domyślnie pole wskazuje aktualną datę) odczytujemy następujące dane:

•	staż urlopowy - jego wymiar program oblicza sam lub pobiera z bilansu otwarcia, jeśli został "ręcznie" wpisany w zakładce "Dane początkowe".

•	urlop zaległy - dokładne rozpisanie ilości zaległych dni urlopu i z tego wykorzystanych można znaleźć klikając na link .

Ilość lat, do których ograniczamy uwzględnianie zaległego urlopu, określa się w menu Konfiguracja/Ustawienia programu/Ogólne parametry kadrowe/Urlopy wypoczynkowe, chyba że wpisana zostanie "ręcznie" inna wartość w Bilansie otwarcia (opisana poniżej zakładka Dane początkowe).

Dolne okno stanowi tabela statystyki nieobecności z kodami typu Urlop dla danego pracownika. Program pozwala na wprowadzanie nowych pozycji w tym miejscu (klikając na ikonę

lub klawisz [INSERT]), jeśli dotyczą nieobecności z tytułu urlopu - są one jednocześnie dopisywane w menu Naliczanie/Statystyka czasu pracy.

W pozycji urlop na żądanie, mamy wgląd do informacji dotyczącej pozostałych dni dostępnych dla pracownika w ramach urlopu na żądanie. Dane te pobierane są z:

1) jeżeli pracownik rozpoczął w ciągu jednego roku pracę w innym miejscu, to limit 4 dni urlopu na żądanie nie zmienia się. Jest to definiowane w zakładce Poprzednie świadectwa pracy, oraz może być również uzupełnione ręcznie w tej samej zakładce w Limitach absencji.

2) informację o urlopie na żądanie wpisujemy poprzez wybranie ikony

lub klawisz [INSERT] i wybieramy rodzaj nieobecności z listy "UZ 100% - urlop wypoczynkowy udzielony na żądanie".

Program 'CPW' umożliwia też ukrycie zbyt dużej informacji, co pozwala na sprawniejszą obsługę działu dotyczącego urlopów. Należy odnaleźć

Jeżeli chcemy mieć mniej informacji widocznych w oknie, opcja ta powinna pozostać odznaczona. Podobną funckję odnajdziemy w Statystyki czasu pracy/Nieobecności/Dane nieobecności.

Dane z tabeli nieobecności pracownika można wydrukować. Po naciśnięciu ikony

pojawia się okno przygotowania wydruku, w którym można uszczegółowić potrzebne parametry:

•	opcjonalne kolumny, które ma zawierać wydruk: ilość dni, dniówka, dni roboczych, % płatności, czas absencji, dział, dotyczy roku, m-c rozliczenia. Dostępność pozostałych pozycji, nie pasujących do nieobecności urlopowych została wyłączona np. kod ZUS, kod A-E...

Szczegółowe informacje na temat każdej pozycji nieobecności w bieżącym roku kalendarzowym można obejrzeć i modyfikować w podoknie szczegółów (otwieramy naciskając ikonę

lub

lub 2x klikając na daną pozycję w tabeli).

W wyjątkowych przypadkach korzystamy z dostępnej tutaj funkcji ręcznego rozliczenia nieobecności: ustawiamy dla niej parametry (procent płatności, miesiąc i rok rozliczenia, stawkę godzinową itd.) i naciskamy link

. Program na liście wynagrodzeń nie będzie sam wyliczał wartości dniówki dla tej pozycji poza wyjątkiem, gdy pozostawimy zerową wartość dniówki/stawki godzinowej. Rozliczenie nastąpi z najbliższą listą wynagrodzeń za wskazany okres nieobecności.

W kolumnie "Rozliczenie" pozycja jest uwzględniona w bilansie urlopowym - jeśli pole wyboru będzie zaznaczone

W ramach absencji częściowej, tj. nie trwającej całego dnia roboczego, została wprowadzona możliwość wpisania nieobecności z podziałem na godziny, minuty i sekundy w ramach danych szczegółowych absencji.

Wprowadzając nieobecność z tytułu urlopu - należy wskazać rok, którego ma dotyczyć staż urlopowy:

a) wykonywany automatycznie przez program : należy dodać nowy urlop poprzez ikonę

lub klawisz [INSERT] . Wyświetlone zostanie okno określania nieobecności:

UWAGA: jeżeli wprowadzamy absencje w Kartotece osobowej/Urlop wypoczynkowy, pole rodzaj nieobecności jest z automatu ustawione na UW - 100% - urlop wypoczynkowy (do wyboru jest również absencja UZ) . Natomiast jeśli wprowadzamy absencję w Naliczanie/Statystyka czasu pracy/Nieobecności do wyboru mamy wszystkie kody.

Jednak dla ułatwienia korzystania z programu, wprowadzona została funkcja filtru

- dopóki jest włączona w Kartotece mamy do czynienia tylko z absencjami związanymi z urlopem. W momencie wyłączenia filtru, wszystkie inne kody absencyjne stają się również dostępne.

Jeżeli pracownik ma niewystarczająca ilość dni urlopu do wykorzystania w okresie, który wpisaliśmy, pojawi się okno zapytania o rozbicie na absencje dopasowane do pozostałego wymiaru:

Tak aby wymiar dni urlopu (godzin) zgadzał się, Cenzus rozbija wpisany przedział urlopu na możliwe do wykorzystania parametry. Przykładowo: w grudniu 2013 roku pracownikowi zostało do wykorzystania 4 dni urlopu (32h), a z tytułu przysługuje mu już 26 dni urlopu (208h), co łącznie daje 30 dni urlopu (240h), a wpisywana absencja ma trwać do 5 stycznia 2014 roku. Dlatego rozbicie absencji będzie wyglądało następująco:

W przypadku nie zgodzenia się na automatyczne rozbicie absencji, pojawi się komunikat dotyczący uwag co do wymiaru urlopu, oraz co należy zrobić (ręcznie):

b) ręcznie (np. jeśli posiadamy np. 8 dni zaległego urlopu z roku 2012, a pracownik poszedł na 10 dniowy urlop, należy wprowadzić go w dwóch pozycjach: 8 dni za 2012r. oraz 2 dni do rozliczenia w kolejnym 2013r.)

Dla absencji związanych z członkami rodziny (opiekuńcze, macierzyńskie,wychowawcze) wprowadzona została możliwość wskazania członka rodziny (musi być on wpierw wpisany w Kartoteki osobowe/Członek rodziny). Aby ta funkcja była w tym miejscu dostępna, potrzebny jest dostęp do innych kodów absencji, które możemy uzyskać poprzez wyłączenie filtru

. Dodajemy członka rodziny w oknie dotyczącym szczegółowych danych urlopu.

Opcja Załącznika, która jest drugą zakładką podokna, daje nam możliwość zapisania i przechowywania w systemie skanów podań urlopowych, zaświadczeń, zwolnień itp.

Istnieje możliwość wpisania wszystkich parametrów początkowych "ręcznie" w zakładce "Dane początkowe". Po zaznaczeniu pola

, możemy zdefiniować:

•	Bilans otwarcia stażu urlopowego na dzień zatrudnienia lub dowolnie wskazany - ręcznie ustawiamy ilość lat, miesięcy i dni stażu nauki i stażu urlopowego (nie musimy w tym przypadku rejestrować pracownikowi w programie Poprzednich świadectw pracy i/lub Wykształcenia).

•

"Stosować ograniczenie rozliczenia urlopu wykorzystanego do roku ...." - zaznaczenie tego parametru powoduje, że program uwzględnia zaległy urlop tylko do wpisanego tutaj roku np. w 2009r. pracownik miał 12 dni urlopu
zaległego. Jeśli w danym parametrze ograniczającym wpiszemy 2010 rok, to wchodząc do aplikacji z dowolną datą od 2010r. - urlop zaległy będzie wynosić 0. Jest to przydatny parametr do zastosowania dla osób, które po latach decydują się prowadzić statystykę urlopową w programie, a wcześniej tego nie robiły - aby nie poprawiać wielu lat wstecz, odcinają się od historii i zaczynają np. od roku bieżącego.

•

"Niepełny miesiąc rozpoczynający zatrudnienie nie wliczać w okres do urlopu (mimo braku świadectw od innych pracodawców)" - zaznaczenie tego parametru powoduje, że dla osób zatrudnionych nie od pierwszego dnia roboczego miesiąca - program nie będzie uwzględniał tego miesiąca do wyliczenia wymiaru urlopu, zgodnie z zasadą, że urlop w miesiącu zatrudnienia powinien rozliczyć poprzedni pracodawca.

Jeśli ktoś pracował u poprzedniego pracodawcy do 2 marca 2010r, a my zatrudniamy go od 03 marca 2010r, to urlop za marzec przysługuje mu tylko u poprzedniego pracodawcy.

26:12 =2.17 * ilość miesięcy pracy 9 = 19.5 zaokrąglamy zawsze w górę co daje 20 dni - do wykorzystania w naszej firmie w 2010r.

Jeśli ktoś miał przerwę w zatrudnieniu (nigdzie nie był zatrudniony w marcu 2010r.) lub jest to jego pierwsza praca i zatrudniamy go od 03 marca 2010r, to urlop za marzec przysługuje w naszej firmie.

26:12 =2.17 * ilość miesięcy pracy 10 = 21,67 zaokrąglamy zawsze w górę co daje 22 dni - do wykorzystania w naszej firmie w 2010r.

Aplikacja 'CPW' standardowo zachowuje się jak w przykładzie 2 - dla pracownika zatrudnionego w marcu 2010r. pokaże wymiar urlopu 22 dni. Jeśli natomiast wykryje, że osoba posiada świadectwo obejmujące marzec 2010 (02.03.2010) lub zaznaczony jest omawiany parametr - to potraktuje takiego pracownika jak w przykładzie 1 (pokaże wymiar 20).

•

"Bilans otwarcia/wymiar urlopu wypoczynkowego wykorzystanego u innego pracodawcy w roku przyjęcia do pracy" - dane zostają przejęte z Poprzednie świadectwa pracy/zakładka "Limity absencji" (druga w kolejności zakładka "Limity absencji" jest dostępna zawsze, nawet, gdy nie ma wprowadzonego żadnego świadectwa pracy w pierwszej zakładce).

•	"Parametry urlopu dodatkowego w wymiarze urlopu wypoczynkowego" - posługując się linkiem Historia wartości parametru możemy zmienić status indywidualnego wymiaru urlopu dodatkowego.

•

"Bilans otwarcia/wymiar urlopu dodatkowego wykorzystanego u innego pracodawcy w roku przyjęcia do pracy" - dane zostają przejęte z Poprzednie świadectwa pracy/zakładka "Limity absencji" (druga w kolejności zakładka "Limity absencji" jest dostępna zawsze, nawet, gdy nie ma wprowadzonego żadnego świadectwa pracy w pierwszej zakładce).

•	"Parametry urlopu dodatkowego rozliczanego niezależnie od urlopu wypoczynkowego" - posługując się linkiem Historia wartości parametru możemy zmienić status indywidualnego wymiaru urlopu dodatkowego.

Należy pamiętać, że wartości podane ręcznie w bilansach otwarcia są najważniejsze, bowiem nadpisują wartości wyliczone w programie!

Jeśli w zakładce "Dane początkowe" ręcznie wprowadzimy np. 6 lat stażu nauki, to gdy na świadectwie szkoły w menu Wykształcenie będziemy zaznaczać pole wyboru

, program wyświetli okno informacji:

Jeśli pracownikowi przysługuje Urlop dodatkowy, to możemy jego rozliczanie prowadzić na dwa sposoby:

1.	w ramach ewidencji normalnego urlopu wypoczynkowego. W zakładce "Dane początkowe" wpisujemy indywidualny wymiar urlopu dodatkowego zwiększający wymiar urlopu wypoczynkowego i w dalszej pracy nie korzystam z zakładki "Urlop dodatkowy".

w zakładce "Urlop dodatkowy" prowadzimy niezależną ewidencję urlopu dodatkowego. Dzięki temu np. przy wystawianiu Świadectwa pracy będzie możliwość podania oddzielnie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i urlop dodatkowy. Możliwa jest opcja zastosowania ograniczenia rozliczania urlopu wykorzystanego do roku... i urlopie zaległym... dni.

Wybrane grupy pracownicze mają ustaloną inną normę czasu pełnego wymiaru, którą należy wpisać w podpunkcie Parametry wymiaru czasu. Jest to bardzo istotne, aby później przy rozliczaniu nieobecności, jak i wyliczaniu ilości dni urlopu, sumy się zgadzały.

Zakładka Urlop dodatkowy ma wygląd okien i funkcje analogiczne do zakładki Urlop wypoczynkowy.

W parametrze dotyczącym Prawa do pierwszego urlopu, jest kontrolka przeznaczona dla osób będących absolwentami, tj. osób po ukończeniu studiów, które rozpoczynają swoją pierwszą pracę na etat.

W pierwszym roku kalendarzowym, w którym absolwent podjął pracę, nabywa on urlop proporcjonalnie do przepracowanych miesięcy. Za każdy przysługuje mu 1,6 dnia urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że jeżeli podjął pierwszą pracę w październiku, to w grudniu będzie mógł wziąć maksymalnie 4 dni urlopu wypoczynkowego.

Wymiar urlopu reguluje art. 155 Kodeksu pracy. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się dodatkowy okres z tytułu ukończenia:

•	zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,