Rachunki pojedynczo - indywidualne naliczania dla pracownika

Drugim sposobem tworzenia rachunków jest indywidualne naliczenie dla pracownika - dostępne w menu Naliczanie/Rachunki pojedynczo. To rozwiązanie stosujemy, jeżeli wystawiamy pojedyncze rachunki dla konkretnych osób.

W tym układzie na ekranie widzimy wszystkie rachunki dotychczas wystawione dla wybranej osoby. Standardowym przedziałem czasu jest tutaj bieżący rok kalendarzowy. Oczywiście, korzystając z funkcji pomocniczej "[F5] Zmień okres" - można ustawić interesujący nas inny przedział czasu.

Aby sporządzić dla pracownika rachunek, należy kliknąć na

lub przycisk [INSERT] i zatwierdzić dodanie nowego dokumentu. W pierwszym kroku musimy zdefiniować listę, do której zostanie przypisany nowy rachunek. Na ekranie pojawi się okno "Wybór listy wynagrodzenia".

•	wskazujemy okres czasowy, z którego poszukujemy już istniejącej listy: wszystkie, z aktualnego miesiąca, z aktualnego roku.

•	w polu Numer rachunku: pozostawiamy automatyczne generowanie numeracji, której zasady określamy w Konfiguracja/Ustawienia programu/Ogólne parametry kadrowe/ zakladka Rachunki/Umowy cywilne lub nanosimy zmiany.

•	sprawdzamy pola czasowe Za okres od dnia... do dnia... obejmujące rozliczenie danym rachunkiem - ewentualnie wprowadzamy inne daty.

•	w polu Data wypłaty - ustalamy dzień w ramach miesiąca i roku wybranej listy.

•	określamy typ listy np. Umowa zlecenie, Umowa o dzieło, Umowa agencyjna. Rodzaje list definiujemy zawczasu w menu Konfiguracja/Typy list wynagrodzeń/ zakładka Fundusz bezosobowy (rachunki).

•	podajemy miesiąc i rok Wypłaty. Data wypłaty jest w rachunku najważniejsza i decyduje o okresie tworzonej właśnie listy. Ta data decyduje o miesiącu podatkowym danego rachunku np. jeżeli umowa trwa od 1 do 31 lipca, a wypłata nastąpi w sierpniu, miesiącem podatkowym będzie sierpień.

•	w polu numer rachunku: pozostawiamy automatyczne generowanie numeracji, której zasady określamy w Konfiguracja/Ustawienia programu/Ogólne parametry generacji dokumentów lub nanosimy zmiany.

•	sprawdzamy pola czasowe za okres od dnia... do dnia... obejmujące rozliczenie danym rachunkiem - ewentualnie wprowadzamy inne daty.

•	w polu data wypłaty - ustalamy dzień w ramach wyżej wskazanego miesiąca i roku wypłaty.

•	po wybraniu opcji "dla wskazanej umowy" możemy powiązać rachunek z konkretną umową typu: zlecenie, o dzieło, agencyjna, zaznaczając przy niej pole .

Naliczony danej osobie rachunek zostaje przypisany do wybranej listy rachunków i pojawia się w tabeli okna głównego. Za pomocą menu kontekstowego możemy ukrywać lub wyświetlać wybrane kolumny jak: Numer rachunku, Data od, Data do, Status listy itp.

Kolumna "Status" dotyczy statusu rachunku (zablokowany lub nie) i jest zawsze widoczna na ekranie.

W oknie niższym widzimy szczegóły dotyczące sprecyzowanych dat oraz wartości składników wynagrodzenia.

Z lewej strony dysponujemy typową kontrolką wyboru pracownika z działu, gdzie w tabelarycznym wykazie podświetlamy osobę, na której chcemy pracować.

•	z wartości wpisanych do Umowy cywilnej (jeśli zaznaczyliśmy powiązanie) lub

•	z menu Naliczanie/Wartości składników wynagrodzeń/zakładka Fundusz bezosobowy.

Pominięcie wprowadzenia tam zawczasu wartości składników spowoduje utworzenie rachunków z zerowymi wartościami. Natomiast kompletne wpisanie prawidłowych wartości składników umożliwi automatyczne naliczenie wszystkich elementów rachunków.

Po odblokowaniu rachunku, możemy wpisać nowe lub zmienić kwoty składników np. wartość umowy, dodatek 1 itp. Wszystkie poniżej nich występujące składniki zostaną automatycznie przeliczone (jeżeli są prawidłowo zdefiniowane w menu Konfiguracja/Składniki wynagrodzeń/zakładka Składniki funduszu bezosobowego). Dodatkowo w pasku narzędziowym mamy do dyspozycji ikony służące do:

•	ponownego przeliczenia pozycji (ikona pokaże się na ekranie po odblokowaniu rachunku). Ta sama funkcja "Przelicz" dostępna jest również w menu kontekstowym okna.

•	obliczenia na kalkulatorze wynagrodzeń kwoty brutto, przy znanej kwocie netto lub całkowitym koszcie pracodawcy . Ta sama opcja "Kalkulator wynagrodzeń" dostępna jest również w menu kontekstowym okna.

Standardowo wyświetlające się w tabeli składników kolumny to "Nazwa składnika" i "Wartość składnika". Korzystając z menu kontekstowego możemy wywołać lub ukryć inne istotne dla nas elementy naliczania w kolumnach "Podstawa" oraz "Do potrącenia".

Główną kolumną, w której składniki listy są przeliczane i w której można nadpisywać kwoty jest "Wartość składnika".

Kolumna "Podstawa" pokazuje wartości wyjściowe składników, jakie są przewidywane za cały okres naliczeniowy (na podstawie zdefiniowanych dla nich cech i parametrów), bez uwzględnienia potrącenia za czas nie przepracowany. Podstawa stanowi kwotę bazową do wyliczenia wynagrodzenia zasiłku chorobowego.

Kolumna "Do potrącenia" spełnia pomocniczą rolę, pokazując dokładnie, o jaką kwotę każdy stały składnik jest faktycznie pomniejszany z tytułu nieobecności (jeśli potrącenie zgodnie z ustawionymi algorytmami następuje globalnie na pozycjach: potrącenie za nieobecność lub potrącenie chorobowe).

Rachunki z niezerowymi wartościami składników program zabezpiecza natychmiast blokując. W oknie szczegółów istotne dane stają się niedostępne do edycji:

Stwarza to pewną niedogodność, ponieważ trzeba odblokować rachunek, aby w następnym kroku przypisać do niego np. numer umowy (jeśli wcześniej tego nie uczyniliśmy) - klikając na link

Wyświetli się nowe okno dotyczące umowy cywilnej - można wybrać już istniejącą lub stworzyć w tym miejscu nową

. Jest to typowe okno z menu Kartoteki//Kartoteka osobowa/Umowa cywilna.

Po utworzeniu i zapamiętaniu nowej umowy cywilnej - klikając na dole okna wyboru umowy na

- przypisujemy daną umowę do naszego rachunku.

Podstawowe funkcje dostępne w oknie głównym (w menu kontekstowym lub pod ikoną funkcji pomocniczych

w pasku narzędziowym ) to:

•	zmień status [F4] - pozwala na zmianę statusu wszystkich zaznaczonych w tabeli rachunków. Ta funkcja kryje się również pod ikoną (dostępna, gdy lista ma status niezablokowany).

•	zmień okres [F5] - w pojawiającym się oknie możemy zmienić Datę od...do...

•	drukuj zestawienie rachunków [F8] - otrzymujemy wydruk z rozbudowanym systemem parametrów kształtujących nasz wydruk. Więcej na ten temat w rozdziale Zestawienie rachunków

Potwierdzeniem wypłaty jest wydruk rachunku. Każdy rachunek można wydrukować podświetlając w tabeli okna głównego wybraną pozycję i naciskając na ikonę

Wydruk będzie zgodny ze wskazanym w oknie szczegółów wzorem (w menu Administracja/Edytor pism kadrowych możliwe jest edytowanie wzorców w celu dostosowania ich wyglądu do indywidualnych potrzeb).

Aby wydrukować rachunek dowolnego pracownika - musi on posiadać status zablokowany (w przeciwnym przypadku ikona drukowania jest niedostępna).