Dokumenty ZUS

Wszystkie zgłoszenia, raporty i deklaracje określane są ogólną nazwą dokumentów ubezpieczeniowych. Dzielą się na następujące trzy grupy:

Wymogi postawione przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w odniesieniu do składania formularzy deklaracji ZUS zmuszają płatników składek do korzystania z programu 'Płatnik', którego producentem jest PROKOM SOFTWARE S.A. Funkcje programu 'Płatnik' obejmują:

- przygotowanie plików z dokumentami ubezpieczeniowymi do elektronicznego przesyłania.

Współpraca 'CPW' z programem 'Płatnik' polega na sporządzaniu deklaracji w naszym programie, na podstawie: naliczonych w nim wartości, danych osobowych ubezpieczonych oraz danych firmy, a następnie przesłaniu ich w postaci plików .xml do 'Płatnik-a'.

W programie 'CPW', który posiada strukturę tabel podobną do 'Płatnik-a', mamy możliwość:

•	tworzenia deklaracji z wypełnioną treścią (danymi identyfikacyjnymi) i naliczonymi kwotami składek - wszystkie rodzaje KEDU oraz inne wymagane w ZUS, których obecnie nie eksportuje się elektronicznie do 'Płatnika'.

•	wydrukowania wersji roboczych w postaci zbliżonej do oryginałów z 'Płatnika'. W celu uniknięcia pomyłki wydruków - po prawej i lewej stronie posiadają adnotację: "Dokumenty drukowane w trybie roboczym nie będą przyjmowane przez ZUS".

•	eksportu dokumentów w formacie KEDU do programu 'Płatnik'. Po wczytaniu zawartości paczek w 'Płatniku' przeprowadzamy weryfikację ich zgodności.

W ramach jednego KEDU program 'Płatnik' nie pozwala łączyć deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych. W naszym programie, dla wygody, dopuszczalny jest eksport wymieszanych rodzajów deklaracji w jednej paczce i dopiero na poziomie 'Płatnika' rozdzielenie typów dokumentów.

Eksport do 'Płatnika' polega, w pierwszej kolejności na wyemitowaniu paczki do modułu e-Płatnik w naszym programie, a następnie, będąc w tym module zapisaniu paczki do pliku pośredniego w formacie KEDU na dysku komputera. Stąd następnie importujemy nasze pliki w programie 'Płatnik' poprzez funkcję wczytania. Więcej na ten temat w podrozdziale "Eksport do Płatnika".

Program posiada opcję zwaną "Autogeneracja", polegającą na automatycznym tworzeniu zestawu dokumentów rozliczeniowych ZUS za wybrany miesiąc. Jest to szybka i wygodna metoda, ale należy pamiętać, że dotyczy tylko deklaracji rozliczeniowych!

Od 1 września 2011 roku zmienił się zakres danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, który jest podawany w dokumentach przekazywanych do ZUS. W bloku danych osoby ubezpieczonej należy podawać PESEL jako numer identyfikacyjny, a w przypadku gdy ubezpieczony nie posiada go, należy wpisać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Oznacza to, że nie należy podawać numeru NIP. Program 'CPW' daje jednak możliwość wpisania ręcznego numeru NIP w razie konieczności ( w przeciwieństwie do innych generowanych automatycznie danych osobowych ubezpieczonego, pole przy numerze NIP pozostaje do edycji).

Aby natomiast indywidualnie utworzyć konkretne dokumenty ZUS - należy wybrać rodzaj deklaracji w menu Dokumenty/Dokumenty ZUS:

Dokładny sposób dalszego postępowania zawarto w podrozdziałach Pomocy np: ZUS ZFA, ZUS RCA (RCX), ZUS Z-3 itd.

Istnieje możliwość utworzenia pustego dokumentu i w następnym kroku dodawania do niego właściwych pracowników lub opcja generacji automatycznej, dzięki której powstaje deklaracja danego typu zbiorczo dla wszystkich pracowników w danym miesiącu.

W deklaracjach rozliczeniowych - nowe deklaracje generujemy w zakładce "Zbiorczo". Druga zakładka "Indywidualnie" służy tylko do przeglądania już istniejących deklaracji.

Natomiast w deklaracjach zgłoszeniowych osób ubezpieczonych - funkcja tworzenia nowych formularzy dla pojedynczych pracowników dostępna jest również w zakładce "Indywidualnie".

Korzystając z podokien szczegółów sprawdzamy poprawność danych identyfikacyjnych i naliczonych wartości dla każdego pracownika lub płatnika.

•	Pola tylko do odczytu - szare bez możliwości edycji, treść pobierana jest automatycznie z danych kadrowych zawartych w menu Kartoteki.

•	Pole daty z polem wyboru - po zaznaczeniu pola wyboru, możemy określić np. w ZUS ZUA datę rozpoczęcia ubezpieczenia.

•	Pola słownikowe - po kliknięciu na strzałkę, w pojawiającym się słowniku wyboru, zaznaczamy właściwą pozycję np. w ZUS RSA kod świadczenia/przerwy, kod choroby itd.

•	Pola wyboru - pozwalają na zaznaczenie więcej niż jednej opcji lub żadnej.

•	Pola liczbowe z możliwością wpisania kwoty innej, niż wynikającej z wyliczeń programu np. w ZUS RSA ilość dni nieobecności i kwota świadczenia.

•	Pola tekstowe dostępne do edycji np. imię, nazwisko osoby wystawiającej deklarację.

•	Pola pod linkiem np. w ZUS DRA służy do zmiany wynagrodzenia chorobowego.

•

Pola z podpowiedzią

- pojawia się przy nich znak zapytania np. w ZUS DRA przy kwocie należnych składek do przekazania przez płatnika. Po kliknięciu na takie pole, w pojawiającym się podoknie info (raporcie) można odczytać szczegółowe rozbicie danej kwoty na pracowników (i ewentualnie różnice w naliczonej i wyliczonej wartości):

Dodatkowo część formularzy ZUS posiada zakładkę Załączniki - możemy tutaj przechowywać graficzne wersje papierowych dokumentów złożonych do ZUS.

Występujące w dokumentach ZUS pole tylko do odczytu "Symbol Państwa-zagraniczny kod pocztowy" jest ustalane w niniejszy sposób: przy wpisywaniu pracownika w menu Kartoteka/Kartoteka osobowa/Dane adresowe wybieramy kraj (z listy). Następnie, na podstawie słownika, program zamienia go na symbol, a po wybraniu kraju innego niż Polska możemy wpisać kod pocztowy składający się z max. 10 znaków.

Po sporządzeniu deklaracji eksportujemy je w paczkach do programu 'Płatnik' - korzystając z dostępnych funkcji pomocniczych:

Będąc w oknie głównym danego typu dokumentu, możemy wyeksportować jeden lub jednocześnie kilka sporządzonych formularzy - zaznaczając je w tabeli przed wywołaniem [F4] lub [CTRL+F4].

W tabeli, w kolumnie "Wysłana do e-Płatnik" - wszystkie deklaracje już wyeksportowane do modułu e-Płatnik są oznaczone polem wyboru

Każdą deklarację ZUS można wydrukować - po wybraniu z menu kontekstowego funkcji "Drukuj Ctrl+P", skrótu klawiszowego [CTRL]+[P] lub ikony

W celu uniknięcia pomyłki z wydrukiem oryginału 'Płatnika' - po prawej i lewej stronie na wydruku z programu 'CPW' znajduje się adnotacja: "Dokumenty drukowane w trybie roboczym nie będą przyjmowane przez ZUS".

Dla wybranych dokumentów ZUS została uruchomiona opcja generowania deklaracji dla właścicieli. Zgodnie z rozporządzeniem ZUS, właściciel posiadający osoby współpracujące lub współwłaścicieli, powinien posiadać osobne konto ZUS do rozliczeń. Aby właściciel mógł rozliczać się na osobnej deklaracji DRA należy w Kartoteka/Właściciele/Dane Ubezpieczeniowe/Właściciele-osoby współpracujące zaznaczyć parametr rozliczanie na osobnej deklaracji DRA. Powiązać z tym można kolejny parametr znajdujący się poniżej a dotyczący zindywidualizowanej nazwy płatnika. Jeśli rozliczający się właściciel na osobnej deklaracji ma inną nazwę niż nazwa firmowa, powinien ja tutaj uzupełnić, lub wstawić - . Dotyczy deklaracji ZUA, ZZA, ZIUA, ZWUA, ZCNA.